A telefon mindennapi kommunikációs eszközünk a hivatalos és a magánéletben egyaránt. Graham Bell amerikai tanár 1876-ban szabadalmaztatta az első telefont, Puskás Tivadar 1880-ban kapott engedélyt távbeszélő központok létesítésére, és az ő nevéhez fűződik a telefonhírmondó feltalálása. A telefon kinézetre mindennapi bútordarab. Van piros, fekete, mindenféle formájú. Titkárnő-főnök átkapcsolós, mellékekre átirányítós, központi funkciókkal rendelkezős. Ma már csak nyomógombos, vagy érintő-szenzoros. Csak vonal legyen, meg kapcsolás és az automata ne késztessen várakozásra, és ne adjon feladatokat…
A telefonhasználat alapszabályai
A kapcsolat létrejöttekor a hívott fél nevével vagy a cég nevével bejelentkezik és köszön. A hívó fél köszön; a telefonközpontostól pontos névvel és beosztással kéri a hívott felet, vagy szám szerint kéri a melléket. Közvetlen hívásnál bemutatkozva kéri a hívott személyt (szükség lehet a hívás indokának, az üzleti oknak, a hivatalos megkeresés céljának a bemondására is).
Titkárnői hívás esetén a hívó fél kapcsolja először a főnökét a hívott fél titkárnőjének, aki a hívó főnököt saját főnökének azonnal bekapcsolja. Partnerünket és nálunk magasabb beosztású személyeket személyesen hívjunk. Mindig hivatalos hangnemben jelentkezzünk be. A partnertől függően engedhetjük meg magunknak a barátságos hangnemet, a jókedvet, a komolyságot, a tartózkodást, és csak végső, bizalmas esetben a fáradtság kifejeződését.
A közlendőket szabatosan, röviden, érthetően kell előadni, kerülve a szószaporítást, tartalmatlan beszélgetést. Ha közlendőnk hosszabb beszélgetést igényel, kérdezzük meg partnerünket, ráér-e, szükség esetén kérjünk az újabb telefonbeszélgetéshez közeli, megfelelő időpontot. Nem sértés, ha a hívott fél más időpontot ajánl a beszélgetésre. A vonal megszakadása esetén a hívó fél kötelessége az újrahívás.
A megbeszélendők elintézése után a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást. (Ha ezt a hívott fél teszi lerázásnak tűnhet, kivétel ha nem tudja folytatnia beszélgetést, mentse ki magát, és adjon meg egy időpontot, amikor visszahívhatja a hívó felet.) Fontos hivatalos információkat csak akkor érdemes telefonon továbbítani, ha nem áll fenn a félreértés veszélye és nem juthat illetéktelenek tudomására; emellett célszerű ezeket írásban is megerősíteni.
Szerencsekívánat, gratuláció jó partnerkapcsolatok esetén telefonon is megtehető, fontos kapcsolatok esetén írásban is megteendő.
Meghívási, látogatási időpont alkalmasságát célszerű a legfontosabb meghívottakkal telefonon előzetesen egyeztetni, s ezután elküldeni vagy személyesen átadni a meghívót.
Részvétnyilvánítás a hivatalos kapcsolatokban telefonon keresztül illetlenség.
Akinek visszahívást ígértünk azt vissza is kell hívni.
Mások telefonbeszélgetésébe belehallgatni illetlenség, sőt a véletlenül hallottakra semmilyen formában sem illik reagálni.
Ha idegen irodában magunkra maradunk, a kicsöngő telefont nem kell felvenni.
Alapvető illemszabály, de úgy gondolom nem felesleges megemlíteni: ne vegyük fel a telefont evés közben; telefonbeszélgetés közben ne beszéljünk másokhoz; ne felejtsük a felvett telefont az asztalon.
A telefonhívás időpontjaira vonatkozó szabályok
Partnerünket hivatalában a munkaidő kezdete és vége között hívhatjuk, de nem illik közvetlenül annak kezdete után vagy vége előtt, illetve a helyileg szokásos ebédidőben telefonálni. (Hazánkban is és egyes országokban a hivatalos munkaidő különböző időpontokban kezdődik és fejeződik be, ezért fontos a helyi szokásokhoz értelemszerűen alkalmazkodni).
Az üzenetrögzítővel kapcsolatos illemszabályok
Az üzenetrögzítő (biztonsági és személyiségi okokból) bejelentkezésre a köszönés után a hívott szám bemondását alkalmazzák. Ezután következik a felkérés az üzenet bemondására. A hívónak köszönnie illik, majd jól azonosíthatóan bejelentkeznie. Ezután bemondja rövidre fogott üzenetét, szükség esetén visszahívható telefonszámát és elköszön. Ha az üzenetrögzítő bejelentkezett, nem illik üzenet nélkül megszakítani a hívást.
Magántelefon a munkahelyen
Reménytelen intelem (vagy vállalati utasítás), hogy a munkahelyen tilos magán telefonbeszélgetéseket folytatni. A korlátozás nem érvényesíthető sem automatikus regisztrációval (a magánbeszélgetések leválogatása többe kerül, mint azok költsége), sem magánbeszélgetési keretek engedélyezésével (gyakorlatilag fikciónak bizonyult). A tiltásnak erkölcsi vonatkozásai is felmerülnek, ha meggondoljuk, hány szülő kényszerül a gyerekek távirányítására és legjobb értelemben vett ellenőrzésére. Az egyetlen megoldás a magántelefonok saját magunk által való korlátozása az ésszerűség, a fontosság és munkánk szempontjából.
Mobiltelefon
A mobiltelefon a vezetékes hálózattól független, hordozható rádiótelefon már a XX. század elején megjelent. Az akkumulátorok súlya miatt azonban az Amerikában 1946-ban üzembe helyezett első mobiltelefon-rendszer is csak gépkocsiba volt beszerelhető. Európában 1987-ben készült el a GSM-hálózat szabványrendszere és az 1991. évi genfi Telecom távközlési vásáron kezdett működni az első mobiltelefon mintahálózat. Ma már többféle kompatibilis rendszer közül választhatunk, amelyek lényegében azonos, illetve hasonló szolgáltatásokat nyújtanak. A mobiltelefon használatához a hagyományos telefon használati szabályain túlmenően a következő illemszabályokat lehet ajánlatni: Megfelelő hálózati szolgáltatás – vagy külön igény esetén a telefon kiírja a hívó számát (és/vagy nevét), ami ilyen esetekben szükségtelenné teszi a bemutatkozást. Udvarias megkérdezni, hogy a hívott fél az adott időpontban tud-e mobilon beszélni. Mobiltelefonon való beszélgetésnél többnyire társaságban, legalábbis mások jelenlétében vagyunk, esetleg utcán, tömegközlekedési eszközön vagy gépkocsiban. Mondanivalónk aligha tartozik a társaságra, tárgyalópartnerekre, az éttermi vendégekre, az utcán közlekedőkre. Ezért beszéljünk halkan, és csak a legfontosabbakról.
Tárgyaláson, konferencián a mobiltelefont ki kell kapcsolni. Ha fontos üzenetet várunk, választhatjuk a rezgő üzemmódot. Ha meg akarjuk hallgatni a hívót, menjünk ki a tárgyalóhelyiségből, és kérjünk elnézést.
Egyértelműen ki kell kapcsolni a mobilt ünnepségeken, kulturális és vallási rendezvényeken, továbbá olyan helyeken, ahol veszélyes és zavaró lehet (eü. intézményekben, repülőgépen, etc.).
A mobiltelefont szükségtelen státuszszimbólumként mutogatni. A legfontosabb emberek sohasem hordanak maguknál mobiltelefont. Van köztes megoldás is……
A társalgás a hivatalos kapcsolatokban a tárgyalás kapcsán folytatott beszélgetés. Ez messze elkalandozhat a tárgyalási témától, de sohasem szabad elfeledkezni arról, hogy egy hivatalos személyiség még kötetlen formában is hivatalos kötelezettségeit személyesíti meg.