Az iratmegsemmisítő gép olyan eszköz, mely szinte minden irodában nélkülözhetetlen. Több, hasznos funkcióval is rendelkezik, melyek segítenek abban, hogy munkafolyamataink gyorsabbak és hatékonyabbak legyenek, és egyszerre produktívabban, valamint biztonságosabban is dolgozhassunk.
Most megmutatjuk azokat az okokat, amiért akkor is szükségünk lehet egy ilyen hasznos irodatechnika berendezésre, ha korábban nem is gondoltunk volna erre. Megmutatjuk azt is, hogy milyen típusú iratmegsemmisítők közül választhatunk.
Papírszemét tömörítése iratmegsemmisítővel
Azokban az irodákban, ahol a munka papíralapon zajlik, elkerülhetetlen a napi szintű, nagy mennyiségű papírszemét keletkezése. Ennek tárolása meglehetősen problémás lehet, még abban az esetben is, ha megoldott a gyakori szelektív hulladék elszállítása.
Egy iratmegsemmisítő segítségével a felesleges irodai papírhulladék könnyen és gyorsan tömöríthetővé válik, így sokkal kisebb helyen is tárolható. Különösen abban az esetben, ha olyan típusú eszközt vásárolunk, ami az iratokat nem csíkokra, hanem konfettivé aprítja. A legmodernebb gépek már a szuper mikro-konfetti vágására is alkalmasak, és egyszerre akár 25-30 lapot is képesek megsemmisíteni.
A hétköznapi iratok megsemmisítésénél persze általában elégséges a hosszirányú csíkokra darálás, hiszen ez is segít abban, hogy a munkaidőben termelődő hulladékot a lehető leghatékonyabb módon tömörítsük.
Munka az adatvédelmi előírásoknak megfelelően
Olyan korban élünk, mikor a cégeknek egyre nagyobb hangsúlyt kell fektetniük az adatvédelemre. Az irodákban keletkezett papírhulladék közel negyede pedig olyan információt tartalmaz, melynek birtokában más jelentős anyagi, erkölcsi, jogi kárt képes okozni. Ennek tükrében nem meglepő, hogy a nem megfelelő adatkezelés esetén akár 10 millió forintos bírság és/vagy akár kétévi börtönbüntetés is kiszabható.
Az érzékeny adatok törtéles a digitális felületeken egyszerűen, akár néhány kattintással is megoldható. A papíralapú munkakörnyezetben azonban egészen más megoldásra van szükségünk. Éppen ezért egy iratmegsemmisítő olyan eszköz, mely szinte minden irodában nélkülözhetetlen.
Segít abban, hogy a munka ne csak hatékony és gyors, hanem biztonságos és minden törvényi, valamint adatvédelmi előírásnak megfelelően történjen. Sem nekünk, sem pedig ügyfeleinknek ne kelljen aggódnia amiatt, hogy illetéktelenek visszaélnének féltve őrzött személyes adataikkal.
Milyen fajta iratmegsemmisítőt érdemes választanunk?
A gördülékeny irodai munka érdekében ma már többféle iratmegsemmisítő gép közül is választhatunk. Akadnak olyan megoldások, melyek manuálisan, mások pedig automatizáltan működtethetők.
A manuális megoldás jó választás lehet abban az estben, ha napi szinten csak néhány dokumentum megsemmisítésére van szükségünk. Így olcsóbb áron juthatunk olyan géphez, mely segít abban, hogy megszabaduljunk a munka szempontjából szükségtelenné vált dokumentumoktól.
Abban az esetben azonban, ha munkahelyünkön ennél feszesebb tempóban dolgozunk és napi szinten akár több száz iratot is meg kell semmisítenünk, egyértelműen az automata iratmegsemmisítő lesz a jó választás. Ebben az esetben ugyanis kevesebbet kell a beállításokkal bajlódnunk, elég, ha csak nagy mennyiségben adagoljuk a papírhulladékot a gépnek, ami önmagától elvégzi a megsemmisítés feladatát.
Választhatunk továbbá a fentebb már említett, konfetti formában, illetve csíkokban dolgozó megoldások közül. Előbbiek általában hatékonyabban dolgoznak, jóval apróbbra darálják a papírhulladékot, és a papíralapú dokumentumok mellett akár plasztikkártyák vagy adathordozók, például CD-k és DVD-k megsemmisítésére is alkalmasak.